Privacy policy Civilence B.V.
Met deze verklaring informeren wij u over de wijze waarop ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die wij in het kader van onze notariële werkzaamheden en overige dienstverlening verwerken. Onder persoonsgegevens worden verstaan de persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en onder verwerking de verwerkingen zoals gedefinieerd in de AVG.
Onze contactgegevens
Civilence B.V.
John M. Keynesplein 11
1066 EP Amsterdam
info@civilence.com
Algemene doelen van onze verwerkingen van persoonsgegevens
Ons kantoor is een notariskantoor en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- het opmaken van notariële akten;
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- het uitvoeren van wettelijke taken en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- gerechtvaardigd belang; en/of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Regels persoonsgegevens bij onze notariële werkzaamheden
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze kennen een aantal verplichtingen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren en of doen inschrijven in een of meer van de volgende openbare bronnen (registers):
- De Basisregistratie Personen (BRP);
- Verificatie Identificatie Systeem (VIS) Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB);
- het Handelsregister;
- het Kadaster;
- Het Curatele en Bewindregister;
- het Boedelregister;
- het Centraal Insolventieregister;
- het Faillissementsregister;
- het Huwelijksgoederenregister; en/of
- het Gezagsregister.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen en bewaren. De notaris mag uw identiteitsbewijs kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Het doel van bovenstaande verwerkingen is het opstellen van een notariële akte. De rechtsgrond voor de verwerkingen is een wettelijke verplichting.
Onze adviezen en overige dienstverlening
Voor de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van onze overige adviezen en dienstverlening geldt het volgende:
| Doel | Rechtsgrond | Categorie ontvangers |
| Dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap. | Noodzakelijk voor uitvoeren opdracht Cliënt. | Bij de dienstverlening betrokken medewerkers, partijen en hun adviseurs, erfgenamen, bewindvoerders en curatoren, door de wet aangewezen ontvangers en door ons gecontracteerde verwerkers, zoals doch niet beperkt tot, onze IT leveranciers. |
| Legaliseren van handtekeningen. | Noodzakelijk voor uitvoeren opdracht Cliënt. | Bij de advisering en behandeling betrokken medewerkers, door cliënten aangewezen derden, partijen en hun adviseurs, erfgenamen, bewindvoerders en curatoren en door de wet aangewezen ontvangers, en door ons gecontracteerde verwerkers, zoals doch niet beperkt tot onze IT leveranciers. |
| Financiële administratie, facturering, incasso administratie. | Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst en naleving van wettelijke verplichtingen. | Accountant, fiscalist, incassobureau en door ons gecontracteerde verwerkers, zoals doch niet beperkt tot, onze IT leveranciers. |
| Aanleg cliëntenbestand t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven overige vormen van direct marketing. | Gerechtvaardigd belang, toestemming cliënt. | Medewerkers van ons kantoor en Cliënten. |
| Relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten. | Gerechtvaardigd belang; direct marketing | Zakelijke ketenpartners en hun adviseurs. |
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan onder meer zijn:
- De hierboven genoemde openbare registers;
- Fiscalist, accountant, advocaat, gerechten, overheidsinstellingen, derden zoals toezichthouders en andere instanties om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, makelaar of andere adviseur in verband met overeenkomst waarbij u partij bent wordt;
- Banken en financiële instellingen;
- Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in deze Privacyverklaring omschreven doeleinden, zoals ICT leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie wij bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden;
- Schenker en/of erflater.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen door aan derden, indien dat wettelijk verplicht is, noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te voeren of uw toestemming heeft. Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie, tenzij met toestemming van betrokkene of op grond van een wettelijke verplichting.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke en/of contractuele verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de AVG van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag in behandeling kunnen nemen, moeten wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht van bezwaar
U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking van een of meer van uw persoonsgegevens in het bijzonder indien die plaatsvindt ten behoeve van direkt marketing, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten onder de AVG
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de AVG. Na verificatie van uw identiteit, zullen wij uw verzoek binnen de wettelijk voorgeschreven termijn behandelen en toetsen aan de voorwaarden en uitzonderingen van toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot het door u ingeroepen recht of rechten en u informeren of en, zo ja, hoe aan uw verzoek zal worden voldaan. In het bijzonder kan het voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt zodat uw verzoek niet kan worden gehonoreerd.
Intrekking Toestemming
Indien en voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, heeft u het recht uw toestemming voor die verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken.
Verplichting tot verstrekking
Uw verstrekking van persoonsgegevens voor onze adviezen en overige dienstverlening
is noodzakelijk om onze diensten te kunnen leveren. U bent niet verplicht de persoonsgegevens te verstrekken. Indien u uw persoonsgegevens niet verstrekt kunt u geen gebruik maken van onze dienstverlening.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@civilence.com. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Website
Ons kantoor maakt gebruik van functionele cookies op onze website. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een webbrowser op uw computer wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van cookies blokkeren door de instellingen in uw webbrowser aan te passen. Dit kan dan echter wel van invloed zijn op het functioneren van de website.
De website maakt geen gebruik van analytische cookies, tracking cookies of advertentie cookies. De volgende functionele cookies kunnen via de website zonder uw voorafgaande toestemming worden geplaatst:
PHPSESSID
Wijzigingen
Indien zich wijzigingen voordoen in onze verwerkingen, zal deze verklaring daaraan worden aangepast.